Você também tem problemas com Caixa de E-mails Lotada?

Você também tem problemas com Caixa de E-mails Lotada?

Tenho clientes que reclamam da falta de tempo e sobrecarga. Invariavelmente, eles têm muitos e-mails em suas caixas eletrônicas. Claro, não existe como deixarmos de utilizar o e-mail, pois é uma das principais ferramentas de nosso dia a dia nas empresas. Entretanto, existe sim como melhorarmos essa situação.

É bom avaliar:

  • Quantos e-mails você recebe que deveriam ir direto pra caixa do lixo? Comece a bloquear endereços indesejados ou seu número de e-mails recebidos vai dobrar em pouco tempo.
  • Quantos são para você realmente e você precisa responder, dar um ok ou tomar uma ação? Sempre tome alguma ação em referência a eles, nem que seja para dar um prazo para responder, coloque a ação em sua lista de prioridades na ordem em que ela se torna prioridade
  • Quantos são PSC. Ou seja, apenas Para Seu Conhecimento? Esses e-mails viraram uma praga na vida dos executivos brasileiros. E é para eles que vamos olhar com muita atenção.

Uma cultura de “me copia para eu ficar sabendo” que virou aqueles e-mails pra compartilhar a responsabilidade. Acabou se transformando em e-mails SDMVTS Se Der Merda Você Também Sabia!

O pior é que ninguém mais toma conhecimento, pois são tantos os e-mails que ninguém mais consegue tomar conhecimento de tudo.

Então o PSC virou PRI = Para Ser Ignorado

Se na sua organização existe o hábito de copiar um superior para pressionar quem é de dever tomar uma ação, isso é um sinal de imaturidade. Afinal profissionais maduros não deveriam precisar desse artificio para fazer o que deve ser feito.

Então, que tal combinar na sua empresa que um Líder só deve ser copiado em algum e-mail se ele, efetivamente, tiver a ação de cobrar do seu Liderado que faça uma tarefa. E só faça isso, caso o liderado não responda ou não cumpra no prazo combinado?

Pense no custo de tantos profissionais lendo o mesmo e-mail para nada!  Pense no tempo dos líderes que são copiados nos e-mails que deveriam ir somente para seus liderados (os responsáveis pela tarefa). É muito dinheiro colocado fora, e vida colocada fora. Pois o tempo desperdiçado com e-mails desnecessários pode ser usado para coisas muito mais importantes, como as tarefas que estão na sua lista de prioridades, ou cuidar de melhorar seus processos, ou acompanhar seus liderados. Ou, até mesmo, ficar com suas famílias. Afinal, não são poucos os executivos que colocam seus e-mails “em dia” no fim de semana, durante o almoço de domingo ou naquele churrasco com familiares e/ou amigos.

Para o seu bem, e para o bem da sua empresa, combine uma Gestão de E-mails mais inteligente e eficiente.

Ah, essa aqui vai para os caras que mandam e-mails nos dias de folga: seu time fica angustiado, ansioso, apreensivo! Então, tenha consciência daquilo que você quer tirar da sua frente. Não coloque na frente do seu time. Pelo menos, não no fim de semana! Deixe seu time descansado. Afinal, mais descansados eles virão comais gás para a segunda-feira, e para a semana. Até resolverão o que você precisa de forma mais eficiente!

Ganhe tempo, parando de desperdiçar tempo! O seu e o das outras pessoas!